В нотаріусі

Архів нотаріуса
Або чому у мене зараз один вихідний і зовсім немає часу на канал і на життя взагалі.
Коли я пришла на співбесіду і побачила, що вже є одна помічниця, я подумала: "Тю, а навіщо тоді я потрібна?" Пропрацювавши місяць, я зрозуміла, що тут і втрьох не розібратися. Дуже багато часу витрачається саме на архів.

Нотаріус зберігає багато макулатури та дуже довго. Щоб ви зрозуміли обсяги, але не заснули читаючи цей пост, швиденько і коротенько про основне:
🔹Листування зберігається 3 роки.
🔹Довіреності (а під ними паспорт, код довірителя, витяг з реєстру довіреностей) – до закінчення строку + зверху ще 3 роки.
🔹Заяви від батьків про їх згоду на тимчасовий виїзд за кордон їх дітей (а під заявою копії паспортів батьків, свідоцтво про народження дитини) – 5 років.
🔹Документи, на підставі яких проводився фінансовий моніторинг зберігаються 5 років.
🔹Всі договори, та документи на підставі яких вони посвідчувались, зберігаються 75 років (є винятки, які зберігаються 25 років).
🔹Заповіти та спадкові справи – теж 75 років.
🔹Реєстри для реєстрації нотаріальних дій (паперова книжка, в яку записуються всі нотаріальні дії) – всього-на-всього постійно. Нас не буде, а вони будуть.

Те що зберігається понад 10 років формується у справи по 250 листів та прошивається в картонні обкладинки. Крім цього, є журнали вхідної, вихідної кореспонденції (3 роки зберігання), алфавітні книги договорів, заповітів, спадкових справ (75 років зберігання), ну, і ще багато нецікавого, передбачене номенклатурою.
Я здивована, що не потрібно зберігати копії документів, з яких робили нотаріально засвідчені копії. Ну, щоб на вивісці було написано не "Нотаріус", а "La casa de papel".

У вас може виникнути логічне питання. Чому не можна просто скидати все в одну купу і хай собі лежить поки не згниє? Я б із задоволенням так і робила б, але є декілька причин, чому так робити нізя.

1️⃣Архів – це власність держави. Так-так, мало того що нотаріус повинен це все зберігати, так воно ще йому не належить. Якщо нотаріус припинив нотаріальну діяльність або помер, архів передається до державного нотаріального архіву.
2️⃣Є правила нотаріального діловодства, в яких зафіксовано як, де, при якій вологості та температурі повинен зберігатися архів.
3️⃣ Кожні два роки нотаріуса перевіряють міжрегіональні управління Міністерства юстиції. А є ще позапланові перевірки, міністерська перевірка, окрема перевірка документів по фінансовому моніторингу.

З приємного – після закінчення строку зберігання, документи можна знищити. З найприємнішого – якщо обсяг невеликий, документи можна знищити шляхом спалення.

www.tgoop.com/vnotariusi/34

516 viewsedited  Feb 4, 2021 at 18:23

Архів нотаріуса
Або чому у мене зараз один вихідний і зовсім немає часу на канал і на життя взагалі.
Коли я пришла на співбесіду і побачила, що вже є одна помічниця, я подумала: "Тю, а навіщо тоді я потрібна?" Пропрацювавши місяць, я зрозуміла, що тут і втрьох не розібратися. Дуже багато часу витрачається саме на архів.

Нотаріус зберігає багато макулатури та дуже довго. Щоб ви зрозуміли обсяги, але не заснули читаючи цей пост, швиденько і коротенько про основне:
🔹Листування зберігається 3 роки.
🔹Довіреності (а під ними паспорт, код довірителя, витяг з реєстру довіреностей) – до закінчення строку + зверху ще 3 роки.
🔹Заяви від батьків про їх згоду на тимчасовий виїзд за кордон їх дітей (а під заявою копії паспортів батьків, свідоцтво про народження дитини) – 5 років.
🔹Документи, на підставі яких проводився фінансовий моніторинг зберігаються 5 років.
🔹Всі договори, та документи на підставі яких вони посвідчувались, зберігаються 75 років (є винятки, які зберігаються 25 років).
🔹Заповіти та спадкові справи – теж 75 років.
🔹Реєстри для реєстрації нотаріальних дій (паперова книжка, в яку записуються всі нотаріальні дії) – всього-на-всього постійно. Нас не буде, а вони будуть.

Те що зберігається понад 10 років формується у справи по 250 листів та прошивається в картонні обкладинки. Крім цього, є журнали вхідної, вихідної кореспонденції (3 роки зберігання), алфавітні книги договорів, заповітів, спадкових справ (75 років зберігання), ну, і ще багато нецікавого, передбачене номенклатурою.
Я здивована, що не потрібно зберігати копії документів, з яких робили нотаріально засвідчені копії. Ну, щоб на вивісці було написано не "Нотаріус", а "La casa de papel".

У вас може виникнути логічне питання. Чому не можна просто скидати все в одну купу і хай собі лежить поки не згниє? Я б із задоволенням так і робила б, але є декілька причин, чому так робити нізя.

1️⃣Архів – це власність держави. Так-так, мало того що нотаріус повинен це все зберігати, так воно ще йому не належить. Якщо нотаріус припинив нотаріальну діяльність або помер, архів передається до державного нотаріального архіву.
2️⃣Є правила нотаріального діловодства, в яких зафіксовано як, де, при якій вологості та температурі повинен зберігатися архів.
3️⃣ Кожні два роки нотаріуса перевіряють міжрегіональні управління Міністерства юстиції. А є ще позапланові перевірки, міністерська перевірка, окрема перевірка документів по фінансовому моніторингу.

З приємного – після закінчення строку зберігання, документи можна знищити. З найприємнішого – якщо обсяг невеликий, документи можна знищити шляхом спалення.

BY В нотаріусі